Viestintäsuunnitelman sisältö
1. Kenelle viestimme
2. Miten viestitään
3. Mikä on viestinnän tavoite
4. Viestinnän tavoitteet viestintäkanavittain
5. Viestintäkanavat ja vastuuhenkilöt
6. Kriisiviestintä
7. Sosiaalisen median ohjeet
Jaoston tärkeimmät viestinnän kohderyhmät ovat:
- joukkueidemme toimihenkilöt
- pelaajat ja heidän lähipiirinsä
- yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät
- Ilmajoen Kisailijat r.y.
- yhteistyöseurat
Joukkueiden tärkeimmät viestinnän kohderyhmät ovat
- joukkueen pelaajat ja heidän lähipiirinsä
- joukkueen toimihenkilöt
- joukkueen omat yhteistyökumppanit ja muut sidosryhmät
- jaoston toimihenkilöt ja valmentajat
Jaoston pääviestintäkanavat ovat:
- jaoston kotisivut http://www.ilmajoenkisailijat.fi/jalkapallo
- jaoston facebook-sivut https://www.facebook.com/IKjalkapallo
- jaoston instagram-sivut https://www.instagram.com/ikjalkapallo
- sähköpostitiedottaminen eri kohderyhmille (nopea tiedotus, ajankohtaiset asiat)
- jaoston sisäiset tapahtumat ja koulutukset (jalkapallojaoston kokoukset, jojo-illat, jojojen Whatapp-ryhmä, joukkueiden toimihenkilöiden palaverit ym.)
- muut tapahtumat, joissa jaosto mukana
- paikallismedia
Joukkueiden pääviestintäkanavat ovat:
- sähköpostitiedottaminen eri kohderyhmille
- joukkueiden käyttämät erilaiset internet ohjelmat (esim. nimenhuuto.com ym.)
- joukkueen sisäiset tapahtumat (vanhempainillat ym.)
Jaoston sisäisen viestinnän tavoite
Kertoa jaoston toiminnasta ja ajankohtaisista asioista avoimesti ja ennakoivasti. Lisätä seuran/ jaoston henkeä ja yhteisöllisyyttä sekä sitouttaa jäsenistöä seuraan/jaostoon ja sen toimintaan. Joukkueiden on omassa viestinnässään osattava katsoa seuraa/jaostoa kokonaisuutena. Joukkueen viestintä ei voi olla ristiriidassa jaoston viestinnän kanssa.
Jaoston ulkoisen viestinnän tavoite
Kertoa avoimesti ja positiivisesti jaoston toiminnasta ja sen tarjoamista mahdollisuuksista. Tuoda esille IK:n jalkapallojaoston rooli. Laadukasta jalkapallotoimintaa lapsille, nuorille ja aikuisille järjestävänä ilmajokisena urheiluseurana.
Joukkueiden viestinnän tavoite
Kertoa joukkueen toiminnasta ja ajankohtaisista asioista nykyisille ja uusille pelaajille ja heidän lähipiirilleen.
IK jalkapallon kotisivut
Ensisijainen tiedotuskanava jaoston ja joukkueiden tapahtumista, tuo esiin ajankohtaiset uutiset, pitää yllä harjoitusvuoro ja kotipelikalenteria. Synnyttää mielikuvia monipuolisesta, positiivisesta, laadukkaasta ja suunnitelmallisesta toiminnasta. Jakaa onnistumisia ja kasvattaa seurahenkeä.
Facebook
Kertoa tapahtumista vapaamuotoisesti. Jaoston toimintaa tukevaa viestintää.
Sähköposti
Ajankohtaisista asioista tiedottaminen / muistuttaminen. Sähköpostiviestintä voi olla kahden välistä tai ryhmäviestintää.
Sisäiset tapahtumat ja koulutukset
Tiedottaa jaostossa tapahtuvasta toiminnasta ja ajankohtaisista asioista kullekin ryhmälle sopivalla tavalla.
Paikallismedia
Tuoda esille Ilmajoen Kisailijoiden jalkapallojaoston toimintaa ja tapahtumia sekä nostaa esille jalkapallolajia. Joukkueet voivat tarjota uutisia omista turnaus- tai muista tapahtumista paikallislehdistölle. Joukkueiden tulee noudattaa jaoston viestinnän linjauksia. Joukkueen itse kirjoittamat lehtijutut on toimitettava jaoston kommentoitavaksi ennen julkaisua.
Jaoston pääviestintäkanavat
- jaoston kotisivut http://www.ilmajoenkisailijat.fi/jalkapallo ja facebooksivut ttps://www.facebook.com/IKjalkapallo. Jaoston puheenjohtaja ja tiedotusvastaava.
- sähköpostitiedottaminen eri kohderyhmille. Jalkapallojaoston vastuuhenkilöt ja joukkueiden toimihenkilöt.
- jaoston sisäiset tapahtumat ja koulutukset. Jalkapallojaoston vastuuhenkilöt, joukkueiden toimihenkilöt joukkueiden omista asioista.
- muut tapahtumat, joissa jaosto mukana. Jaoston puheenjohtaja.
- paikallismedia. Jaoston puheenjohtaja.
Joukkueiden pääviestintäkanavat
Sähköpostitiedottaminen, joukkueiden käyttämät internet ohjelmat, joukkueen sisäiset tapahtumat. Joukkueen toimihenkilöt
Kriisiviestinnällä tarkoitetaan tilanteita, jotka syntyvät äkillisesti ja joissa on tarve viestiä viipymättä. Kriisitilanteessa vastuiden on oltava selkeitä ja viestinnän selkeää ja nopeaa. Kriisiviestintätilanne voi syntyä esimerkiksi onnettomuustilanteessa tai seuraan/jaostoon jollain tavalla liitettävissä olevasta negatiivisesta tapahtumasta.
Kriisiviestinnän vastuut ja työnjako
Kriisiviestintää hoitaa ainoastaan jaoston puheenjohtaja. Muilla ei ole oikeutta eikä lupaa viestittää kriisin aiheuttaneesta tapauksesta eteenpäin ilman edellä mainitun lupaa. Joukkueen sisällä tapahtuvasta kriisistä tiedotetaan aina ja välittömästi jalkapallojaoston puheenjohtajalle tai varapuheenjohtajalle mikäli heistä kumpaakaan ei saada kiinni niin jalkapallojaoston vastuuhenkilöille, joiden tehtävänä on ilmoittaa asiasta mahdollisimman nopeasti puheenjohtajalle ja/tai varapuheenjohtajalle. Joukkueille tulisi laatia selkeät ohjeet, kuinka toimia kriisin sattuessa ja joukkueen johdon tulisi huolehtia asian tiedottamisesta myös joukkueen sisällä. Kriisiviestintä tulee ottaa mukaan vuotuiseen jojokoulutusmateriaaliin ja sisältöä on säännöllisesti käytävä läpi.
Kriisiviestinnän tavoitteet ja viestintäkanavat
Kriisiviestintä tilanteessa toimitaan ennalta sovittujen vastuiden mukaisesti. Kriisiviestinnän tavoitteena jaostossamme on luoda mahdollisesta kriisitilanteesta oikea kuva viestittämällä asioista selkeästi, totuuden mukaisesti ja riittävästi sekä kohdistaa viesti oikealle kohderyhmälle. Kriisiviestintämme tulisi lisäksi olla nopeaa ja etukäteen määriteltyjen vastuuhenkilöiden hallinnassa. Viestinnässä on tärkeää toiminnan jatkumisen turvaaminen mahdollisimman normaalina kriisin aikana ja sen jälkeen. Jaoston kriisiviestintä noudattaa aiheeseen mahdollisesti liittyvää viranomaisviestintää. Tärkeimmät kriisiviestintäkanavamme ovat kriisin laajuudesta, luonteesta ja kohteesta riippuen paikallis- ja alueellinen media, jaoston kotisivut ja sähköposti. Kriisiviestinnässä otetaan huomioon erilaiset kohderyhmät ja missä järjestyksessä kriisistä näille kohderyhmille tiedotetaan.
Mikä voi aiheuttaa kriisin?
Mahdollisia kriisinaiheita urheiluseurassa/jaostossa on useita.
Seuraavat asiat saattavat aiheuttaa kriisitilanteen ja vaativat tehokasta viestintää:
1) Turnauksen/tapahtuman/harjoitusten aikana sattuva isompi onnettomuus.
2) Onnettomuus tai muu poikkeustilanne seuran/jaoston toiminta-alueella.
3) Valmentajan tai jonkun muun avainhenkilön äkillinen sairastuminen, tapaturma tai kuolema.
4) Jaoston omaisuuteen kohdistuva vakava vahingonteko tai onnettomuus.
5) Jaoston toimihenkilöä tai vapaaehtoista epäillään rikoksesta
6) Turnaus- tai pelimatkalla sattuva aikuisten/nuorten sopimaton käyttäytyminen, joka huonontaa seuran ja jalkapallojaoston mainetta.
7) Joukkueen sisäiset ristiriidat tai erimielisyydet saavat sellaiset mittasuhteet, että asiasta tulee jollainlailla viestiä vanhemmille ja ehkä laajemminkin jaoston sisällä
8) Seuran tai jalkapallojaoston tilanteen äkillinen muuttuminen
9) Mahdollinen vastuuaseman väärinkäyttö
10) Joukkueen varojen väärinkäytökset
Viestintäketju ja yhteystiedot kriisitilanteessa
Viranomaiset: Kriisin luonteesta riippuen yhteyttä otetaan tarvittaviin viranomaisiin, joko poliisiin ja/tai pelastusviranomaisiin. Soita yleiseen hätänumeroon 112. Mikäli kriisin luonne on sellainen, ettei poliisia tai pelastuslaitosta tarvita, ota ensisijaisesti yhteyttä jalkapallojaoston puheenjohtajaan. Jalkapallojaosto ottaa tämän jälkeen asian omaan käsittelyynsä ja tiedottaa parhaaksi katsomallaan tavalla muita tahoja. Kenelläkään valmentajalla, joukkueella tai vanhemmista ei ole lupaa tiedottaa tai antaa kriisitilanteesta lausuntoja jaoston puolesta virallisesti tai epävirallisesti eteenpäin.
Jaoston sosiaalisen median julkaisuissa noudatetaan yleistä netikettiä (www.internetopas.com/netiketti/ ).
Seuran pelaajien perustamissa WhatsApp ym. ryhmissä tulee olla mukana joukkueen toimihenkilö.
Sosiaalinen media ei ole ensisijainen viestintäkanava vaan sitä kautta nostetaan esille seurassa tapahtuvia positiivisia asioita, vapaamuotoisesti.
Seuran Facebook-sivujen päivittämisestä vastaa jaoston tiedotusvastaava. Joukkueet voivat käyttää sosiaalista mediaa oman toimintansa viestinnässä, mutta käyttötarkoitus ja julkisuus on harkittava tarkoin. Pääsääntönä on, että joukkueen viestintä sosiaalisessa mediassa on linjassa jaoston viestinnän kanssa. IK jalkapallojaoston kotisivut ovat jaoston ja joukkueiden ensisijainen viestintäkanava. Joukkueiden toimihenkilöiden tulee seurata aktiivisesti jalkapallojaoston kotisivujen tiedotusta. Joukkueiden omien kotisivujen päivitys vastuu on joukkueenjohtajalla tai hänen nimeämällä joukkueen toimihenkilöllä. Kunkin joukkueen sivuilta tulee löytyä ainakin seuraavat tiedot: joukkueen toimihenkilöiden yhteystiedot, harjoitusvuorot, tulevat pelit ja turnaukset.
Joukkue voi ottaa viestintänsä tueksi sosiaalisen median. Tällöin joukkueen tulee noudattaa seuran sosiaalisen median ohjeistusta.